Privacy

Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en willen daarom niet alles van u weten. Dit lichten wij graag toe.

Net als ieder ander bedrijf werken wij met persoonsgegevens. Dit houden wij echter zo beperkt mogelijk; het is puur noodzakelijk van de uitvoering van onze dienstverlening. Zo maken wij geen persoonlijke profielen en verkopen wij geen persoonsgegevens. Over welke persoonsgegevens we beschikken en wat wij hiermee doen is afhankelijk van de categorie waartoe u behoort:

  1. Deelnemer onderzoek
  2. Opdrachtgevers (klanten van klantOK)
  3. Overige

Hieronder lichten wij per doelgroep toe hoe wij omgaan met de betreffende persoonsgegevens, waarbij wij dit voor categorie “Deelnemer onderzoek” zo uitgebreid mogelijk verwoorden. Daarna geven wij de algemene bepalingen weer die voor alle categorieën gelden.

1. Deelnemer onderzoek

Op verzoek van onze opdrachtgevers nodigen wij hun klanten en medewerkers uit voor een onderzoek. Opdrachtgevers kunnen via ons onderzoekssysteem ook zelf hun klanten en/of medewerkers uitnodigen. In beide gevallen worden de benodigde persoonsgegevens en de ingevulde vragenlijsten opgeslagen op onze server.

1.1 Welke persoonsgegevens hebben wij nodig en waarom?
Indien wij voor de opdrachtgever de klanten of medewerkers voor het onderzoek moeten uitnodigen krijgen wij (in een versleuteld bestand) persoonsgegevens aangeleverd. Vrijwel altijd betreft dit alleen het e-mailadres, zodat we u per e-mail kunnen uitnodigen. Incidenteel wordt een uitnodiging gepersonaliseerd, dan krijgen we tevens het geslacht en een naam.

Per soort onderzoek kunnen de persoonsgegevens die wij nodig hebben en opslaan verschillen. Het gaat hierbij nooit om bijzondere persoonsgegevens. In totaal betreft het maximaal:

  • E-mailadres (standaard bij online onderzoek)
  • Naam (alleen bij gepersonaliseerde uitnodiging)
  • Geslacht (alleen bij gepersonaliseerde uitnodiging)
  • Adres (bij schriftelijk onderzoek)
  • Telefoonnummer (bij telefonisch onderzoek)

Daarnaast verwerken wij natuurlijk de antwoorden van de door u ingevulde vragenlijst. Ook hierin vragen wij nooit om bijzondere persoonsgegevens.

1.2 Anonimiteit en vertrouwelijkheid bij deelname onderzoek
Wij rapporteren aan onze opdrachtgever zowel de gemiddelde scores als de afzonderlijk ingevulde (anonieme) vragenlijsten. Wanneer u deelneemt aan een onderzoek zijn uw persoonsgegevens niet gekoppeld aan de antwoorden die u heeft gegeven in de door u ingevulde vragenlijst. U blijft in dat opzicht dus anoniem voor onze opdrachtgever (het bedrijf waar u klant bent of waar u werkt). Er zijn enkele uitzonderingen:

  • Als u aangeeft dat de organisatie n.a.v. uw antwoorden contact met u op mag/moet nemen. U geeft hier zelf duidelijk toestemming voor.
  • Indien u in een eventueel naamveld uw (herleidbare) naam invult of wanneer u in een opmerkingenveld duidelijk herleidbare gegevens noteert.
  • In enkele gevallen voeren wij een niet-anoniem onderzoek uit. Dit wordt dan vooraf duidelijk kenbaar gemaakt.
  • Uw persoonlijke gegevens zullen nooit zonder uw toestemming beschikbaar worden gesteld aan derden. In hele uitzonderlijke gevallen is dit wel het geval wanneer wij hiertoe een wettelijke verplichting hebben vanuit een instantie, bij bijv. een strafbaar feit.

Uiteraard weten wij als onderzoeksbureau, bij een online onderzoek, welke antwoorden er zijn gegeven met welk e-mailadres. Zo kunnen wij een juist verloop van het onderzoek garanderen.

1.3 Bewaartermijn persoonsgegevens

De door onze opdrachtgever aangeleverde persoonsgegevens (zie hierboven) t.b.v. het versturen van uitnodigingen en herinneringen worden maximaal 6 maanden bewaard.

1.4 Afmelden voor uitnodigingen en herinneringen

U kunt zich via de uitschrijfmogelijkheid in de uitnodigingsmail afmelden voor verdere e-mails. Dit geldt dan automatisch voor alle onderzoeken van de betreffende organisatie. Het kan zo zijn dat u via klantOK andere uitnodigingen ontvangt, maar dit zal dan voor een andere organisatie zijn. Uw afmelding wordt door ons geregistreerd d.m.v. het opslaan van (alleen) uw e-mailadres, vooralsnog voor een onbeperkte periode.

1.5 Publicatie onderzoeksgegevens

Een opdrachtgever kan ervoor kiezen om de onderzoeksresultaten openbaar te maken om (potentiële) klanten te informeren over ervaringen van andere klanten met de dienstverlening. Dit kunnen zowel afzonderlijke beoordelingen/reviews (een ingevulde vragenlijst) als alleen de gemiddelde resultaten zijn. De openbaarheid is een keuze van de opdrachtgever zelf.

Ook een ingevulde openbare vragenlijst is anoniem, tenzij u er zelf voor heeft gekozen om in een naamveld of ander opmerkingenveld uw naam of andere (herleidbare) persoonsgegevens te vermelden. Dit is uiteraard niet verplicht. Een eventueel ingevulde naam in het naamveld wordt door ons na 6 maanden verwijderd.

2. Opdrachtgevers

Alle gegevens die wij verkrijgen, en de kennis die wij gedurende onze samenwerking opdoen, wordt door ons strikt geheim gehouden tijdens en na onze samenwerking. Onderzoeksresultaten kunnen worden toegevoegd aan onze benchmark (landelijke gemiddelden), maar deze zullen voor overige partijen niet herleidbaar zijn naar uw organisatie.

Persoonsgegevens van contactpersonen binnen uw organisatie slaan wij op in ons relatiebeheersysteem, e-mailprogramma en in Excel. Omdat organisaties veelal jaarlijks, maar soms ook met een lagere frequentie, met ons samenwerken én de samenwerking vaak jarenlang plaatsvindt, slaan wij deze gegevens vooralsnog voor onbeperkte tijd op. Het gaat hier om de reguliere persoonsgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer) die wij nodig hebben voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Al onze klanten (ook wanneer er in het verleden sprake is geweest van een samenwerking) kunnen wij benaderen met een e-mail nieuwsbrief, waarvoor u zich kunt afmelden. Wel behouden wij ons het recht voor om u te blijven informeren over onze onderzoeksmethodiek wanneer er sprake is van een structurele doorlopende en/of periodieke samenwerking.

3. Overige

Indien u contact met ons opneemt, bijv. door het stellen van een vraag per e-mail/contactformulier of een sollicitatie gebruiken wij uw gegevens om te kunnen reageren. Wij zullen u niet toevoegen aan een database; uw gegevens worden alleen opgeslagen in ons e-mailprogramma. Jaarlijks wordt dit opgeschoond.

Indien u ons offerteformulier invult gebruiken wij deze gegevens om een offerte toe te sturen. Deze gegevens bewaren wij een jaar.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij streven ernaar al het haalbare te doen om de persoonlijke gegevens te beschermen. We treffen diverse veiligheidsmaatregelen om de bescherming tegen verlies, wijziging of misbruik van de persoonlijke gegevens zoveel mogelijk te garanderen.

Waarborg betrouwbaarheid onderzoek

Indien wij op basis van analyse(s) van onderzoeksresultaten de betrouwbaarheid van één of meerdere reactie in twijfel trekken, dan kunnen wij, zonder dat daarvoor toestemming van opdrachtgever of respondent nodig is, de betreffende reactie(s) verwijderen. Bovendien kunnen wij bij het vermoeden van opzet door haar opdrachtgevers sanctionerende maatregelen nemen, echter pas na overleg met de opdrachtgever.

Cookies

Een cookie is een klein bestand die door de bezochte webpagina automatisch op uw computer wordt geplaatst en waar persoonlijke voorkeuren kunnen worden opgeslagen. De informatie die wordt verkregen als het gevolg van het gebruik van cookies wordt gebruikt wanneer u deze website opnieuw bezoekt. Op de cookie worden geen persoonsgegevens opgeslagen en klantOK doet verder niets met cookies. Het gebruik van cookies kan via de instelling van uw computer worden uitgeschakeld.

Vragen of klachten?

U heeft recht op inzage, correctie en het verwijderen van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u eigen persoonsgegevens meenemen, echter is dit laatste niet van toepassing op onze dienstverlening. In eerste instantie verwijzen wij u, indien u deelnemer bent aan een onderzoek, hiervoor naar onze opdrachtgever; de organisatie waar u klant bent of waar u werkt. Wij krijgen (up to date) persoonsgegevens via hen.

Voor vragen, opmerkingen of klachten over ons privacybeleid en/of met betrekking tot uw gegevens kunt u een e-mail sturen naar info(at)klantOK.nl onder vermelding van het onderwerp “Privacy”.

Aanpassingen

klantOK behoudt zich het recht voor deze privacy verklaring aan te passen indien wijzigingen in ons beleid, bedrijfsvoering, de wet of rechtspraak daartoe aanleiding geven. Aanpassingen in deze privacyverklaring worden uitsluitend aangekondigd door een aanpassing via de privacy verklaring op deze website.

Bedrijfsgegevens

klantOK is gevestigd aan de Albert Joachimikade 3 te Goes en ingeschreven onder KvK nummer 64060780.

Start typing and press Enter to search